استخدام تقويم أداء الموظف العام

كتب د/  عادل عامر

تأتي أهمية تقويم أداء الموظف العام في أنها يساعد في اتخاذ قرارات موضوعية بشأن الترقيات والحوافز والمكافآت، ويساعد في تحديد الموظفين المؤهلين للترقية أو التكليف بمهام إضافية، كما يساعد في اتخاذ قرارات بشأن الاحتفاظ بالموظفين المتميزين أو فصل الموظفين الضعاف.

حدد المشرع في اللائحة التنفيذية للقانون الخدمة المدنية عدد عناصر واجبة ان تشمل تقييم الأداء وهى :

يجب ان تشتمل تقارير تقييم الأداء على العناصر والبيانات الكفيلة بتقييم أداء الموظف خلال عام على ان تتضمن كل أو بعض العناصر الأتية :

1-    كم العمل ومستوى الجودة والإتقان في أداء المهام الوظيفية 2- سرعة إنجاز المهام الوظيفية          3- القدرة على تنمية المعلومات والمهارات 4- القدرة على الدراسة والبحث والتحليل 5- القدرة على المبادرة والابتكار 6- علاقات العمل 70 الانضباط 8- اجتياز الدورات التدريبية 9- القدرة على التخطيط والتنظيم 10- القدرة على تحمل المسؤولية 11- القدرة على الإشراف والمتابعة والتوجيه .

وذلك لان الاستخدام الفعال لتقويم أداء الموظف العام له فوائد عديدة نذكر منها:-

1-    التعرف على أداء الموظف بطريقة موضوعية وخاصة على مستوى كفاءته بالنسبة لما تتطلبه منه وظيفته وتحديد مستواه في كيفية إدارة ومعالجة الأزمات

2-    معرفة الرؤساء بالموظفين وزيادة معلوماتهم عنهم وخاصة المتميزين داخل جهة الإدارة مما يقوى العلاقة بين الرئيس والموظفين

3-    تحديد مستقبل الوظيفة في الاختيار عند التعيين ومكافاة الموظفين المتميزين بالترقية أو منحهم علاوات

4-    جدية عملية تقويم الأداء يساعد الموظف المقصر في وظيفته من خلال تقديم برامج تدريب * وتطوير له مما يحسن من مستوى أداءه.

تختلف الطرق التي يتم بها تقويم أداء الموظف العام تبعا لاختلاف الزمان والمكان ففي الماضي كانت تستخدم طرق تقليدية قديمة فكان تقويم أداء العامل يتم بناء على بيانات عشوائية ذات طابع شخصي كما ان البيئة المحيطة بالجهة الإدارية لها دور مهم في الطريقة المتبعة لتقويم الأداء .

أما الأن فهناك طرق حديثة مستخدمة في عملية تقويم الأداء تتم بأسلوب منظم ودوري من خلال بيانات ومعلومات دقيقة .

–         وبناء ما سبق تنقسم طرق تقويم أداء الموظف العام إلى:

–         1- الطريقة التقليدية القديمة في تقويم أداء الموظف العام .

–         2- الطرق الحديثة في تقويم أداء الموظف العام

أولا الطرق التقليدية القديمة في تقويم أداء الموظف العام :-

1-    طريقة قوائم المراجعة بالأوزان

تقوم طريقة المراجعة بالأوزان على أعداد قائمة كبيرة تحتوي على عدد كبير من العبارات المتنوعة التي تصف سلوك الموظف وتحدد لها اوزنا تبعا للاهميتها فمثلا قد تكون العبارات كالاتي : يحضر في مواعيده – يتعاون مع زملائه – يحصل على إجازاته بطريقة مناسبة للعمل – يحترم رؤساءه – لم يوقع علية جزءات – ويختار الرئيس العبارات التي تعبر عن أداء العامل من تلك العبارات بحيث يوضع لكل عنصر وزن أو درجة معينة ثم يقاس ويجمع هذه الدرجات ومنها يكون التقرير

ويعاب على هذه الطريقة بانها غير دقيق فلا يجوز ان تشمل القائمة على هذا العدد العائل من العبارات كما ان الدرجة والوزن لا يعبر تعبيرا صحيحا وسليما على أداء الموظف بالإضافة إلى أن هذه الطريقة لا تراعي اختلاف الفئات الوظيفية التي تضمها جهة الإدارة .

2-    طريقة الترتيب

وفي هذه الطريقة يطلب من كل مشرف ان يقوم بترتيب الأفراد التابعين له تنازليا من الأحسن إلى الأسوأ وبناء على هذه الطريقة يقسم الأفراد العاملين في الوحدة إلى مجموعات بحيث يكون لكل مجموعة مشرف هو المسئول ن تقويم أداء الأفراد التابعين له فيقوم بترتيبهم من حيث الكفاءة من الأحسن إلى الأسوأ والأساس في هذا الترتيب ليس خصائص معينة أو صفات محددة

ويعاب على طريقة الترتيب وجود عدد كبير من العمال كما يختفي عنصر الحيادية ودخول الطابع الشخصي في ترتيب الموظفين كما أنها تسبب إحراج لكثير منهم

3-    طريقة التدرج البياني:-

وتقوم طريقة التدرج البياني على أساس تقدير أداء الموظف العام أو صفاته بناء على خط متصل أو مقياس يبدا بتقدير منخفض وينتهي بتقدير مرتفع

بحيث تكون التقديرات ضعيف – متوسط – جيد – جيد جدا – ممتاز وذلك على حسب توفر هذه الخصائص فيه والتي يعبر عنها بارقا ماو نقاط ثم جمع تلك التقديرات ويصبح المجموع ممثلا لمستوى الموظف

ويعاب على هذه الطريقة بانها عامة وعشوائية

ثانيا الطرق الحديثة في تقويم أداء الموظف العام

1-    طريقة الوقائع الحرجة

وتعتبر هذه الطريقة من احدث الطرق المتبعة فيس تقويم أداء الموظف بحيث تعتمد طريقة الوقائع الحرجة على ملاحظة سلوك الموظف أثناء العمل وتسجيل وجمع اكبر عدد من الوقائع من قبل القائم بعملية التقييم في سجل الموظف السلوكي ومن ثم إصدار حكمه على أداء الموظف من خلال هذا السلوك الذي تم ملاحظته مسبقا وتمتاز هذه الطريقة بانها تعتمد على وقائع حقيقية بدلا من الاعتماد على ذاكرة القائم بالتقويم  ولكن يعاب على هذه الطريقة بانها تستهلك الكثر من الوقت في تسجيل الملاحظات في السجل الخاص بذلك بالإضافة الي استياء الموظفين بشعورهم بانهم تحت المراقبة وتصيد الأخطاء من قبل القائم بعملية التقييم اكثر من ذكر الجوانب الإيجابية .

2-    طريقة تحقيق الأهداف

وتتطلب هذه الطريقة عقد اجتماع بين القائم بالتقويم وبين الموظف لوضع وتحقيق الأهداف المطلوب تحقيقها وإنجازها من الموظف خلال فترة زمنية معينة

وتكون الأهداف واضحة وواقعية واحيانا يتم تحدديها بشكل كمي أو وصفي وتحدد العناصر والمعايير الموضوعية التي تستخدم لقياس مدى تحقيق الأهداف ثم يتم تقييم الموظف بناء على ما تم تحقيقه من أهداف تعتمد النتائج المحققة على الأهداف المرسومة للموظف  .

وتمتاز هذه الطريقة بانها تساعد على زيادة الاتصال والمناقشات بين الموظف ومن قائم بعملية التقويم مما يشجع الموظف على إقباله على العمل كما تساعد القائم بالتقويم على بذل جهد فكري كما أنها تتميز بوضوح المطلوب من الموظف مسبقا بحيث تبدا بالأداء الفعلي وليس بعد الانتهاء من العمل .

ولكن يعاب على طريقة تحقيق الأهداف على الأداء الفردي للموظف وتكلف القائم بالتقويم عبء تجزئة الأهداف حتى يصل إلى تحقيق أهداف كل موظف منفرد بالإضافة إلى ضياع وقت وجهد في اللقاءات مع الموظفين كل موظف على حدة وترتكز على تحقيق الأهداف بغض النظر على الطريقة المتبعة في عملية التقويم .

3-    طريقة التقارير المكتوبة

وتعتبر هذه الطريقة من احدث طرق تقويم أداء العاملين وقد مر على هذه الطريقة عدد كبير من التطورات من حيث المسميات مثل تقارير الكفاية أو تقويم الأداء وأيضا من حيث سير الإجراءات المتبعة في تطبيقه وذلك لتوالي التشريعات التي تنظم عملية تقييم أداء الموظفين

وتبنى طريقة التقارير المكتوبة على أن يصف القائم بالتقييم أو الجهة المسئولة عن ذلك أداء الموظف المراد تقييمه بكتابة تقرير يوضح فيه نقاط القوة والضعف في أداء الموظف والمهارات التي يتمتع بها بناء على بيانات ومعلومات دقيقة وبعض الاقتراحات لتحسين أدائه ويدون ذلك في سجل تضعه السلطة المختصة خلال فترة زمنية محددة .

تمتاز هذه الطريقة بانها تسجل عمل الموظف مما يدل على الحيادية بالإضافة إلى أنها لا تتطلب تدريب للقائم بالتقييم كما تقدم بعض الاقتراحات لتحسين مستوى الموظف لكن يعاب عليها أنها قد تستهلك وقت في كتابة التقرير كما ان البيانات التي يبنى عليها التقرير قد تكون غير كافية لتحديد مستوى أداء موظف معين .

ونحن نرى ان طريقة التقارير المكتوبة هى افضل الطرق لتقويم أداء الموظفين نظرا لمميزاتها المتعددة وعيوبها القليلة ونرى كثير من التشريعات قررت اتباع تقويم أداء الموظفين من خلال التقارير المكتوبة .